Erilaisia bisnesfestareita, koulutusseminaareja, konsertteja ja muita pääsylippuja myyviä tapahtumia on taas koronapandemian jälkeen muoti-ilmiöksi asti. Monet sellaisista ovat myös enemmän tai vähemmän nuorkauppakamarista peräisin. Vaikka tapahtumia järjestetään paljon, ei niiden kaupallistaminen ole helppoa kullanhuuhdontaa. Nuorkauppakamarilainen ammattitapahtumajärjestäjä Sini Toivonen kertoo, mitä tapahtumatuotannossa kannattaa ottaa huomioon.
Teksti: Heikki Liukkonen Kuva: SHIFT 2024. Brave Teddy.
Suuren yleisötapahtuman järjestäminen on nuorkauppakamaritoiminnassa tyypillinen projekti-idea. Järjestetään esimerkiksi messuja, seminaareja, bisnesfestivaaleja ja konsertteja. Osa toteutuksista onnistuu paremmin, kaupallistuu ja päätyy toistettavaksi tapahtumaksi.
Nuorkauppakamareiden projekteista alunperin tai nykyäänkin peräisin olevia monivuotisia tapahtumia ovat esimerkiksi Kotkan meripäivät, Sijoitusmessut ja SHIFT Business Festival. Myös joidenkin aktiivisten nuorkauppakamarilaisten perustamia ja ylläpitämiä tapahtumia on, kuten Growth Loop ja Business Festival -kiertue.
Useat kaupalliset tapahtumat saattavat rohkaista uusia jonon jatkoksi. Onnistuneen koulutuksen tai seminaarin skaalaamisessa on kuitenkin monta asiaa, joista kannattaa lukea kotiläksyt huolella etukäteen.
- Kun isoja kaupallisia tapahtumia lähdetään toteuttamaan, taloudelliset riskit ovat suuret ja ne voivat myös realisoitua, jos mennään soitellen sotaan, varoittaa tapahtumanjärjestämistä työkseen yrityksessään Soma Events Oy:ssä tekevä Sini Toivonen.
Toivonen työskenteli aiemmin turkulaisen SHIFT Events Oy:n toimitusjohtajana. Hän on Airiston Nuorkauppakamarin jäsen.
Turun alueen nuorkauppakamarit kehittivät SHIFTin
Yksi nuorkauppakamarilähtöisistä kaupallisista yritystapahtumista on SHIFT Business Festival. Se on vuodesta 2016, nykyään Turun Tiedepuistossa järjestetty bisnesfestari. “Yritystapahtumien Ruisrockiksi” luonnehditussa tapahtumassa on lavapuhujia, workshopeja ja iltajuhlat.
Yritysfestivaalia varten neljä Turun alueen nuorkauppakamaria, Airiston, Aurajoen, Raisio-Naantalin ja Turun Nuorkauppakamarit perustivat yhteisen yhdistyksen, SHIFT ry:n. Mukaan tapahtumaa tukemaan ja tekemään haettiin muun muassa Turun kaupunki, Turun kauppakamari ja Turun yrittäjät.
Tapahtuman ollessa suuri oli aiheellista perustaa tapahtumalle oma osakeyhtiö. Toistuva, suunnitelmallinen, kaupallinen ja tuloksellisuuteen pyrkivä tapahtumatuotanto on liiketoimintaa, joka ei kuulu yhdistyksen verovapaaseen toimintaan. Toisaalta tapahtumatuotannon suuret taloudelliset riskit on luontevaa rajata muista lähiyhteisöistä osakeyhtiöittämisellä.
SHIFT Business Festival ehti nähdä monta toteutusta ja haasteellisen Covid19-pandemian. Lokakuussa 2023 Turun Teknologiakiinteistöt Oy tuli SHIFT Events Oy:n enemmistöomistajaksi.
Kaupallisen tapahtuman ABC
Menestyksekkäät projektit ja tapahtumatarinat ovat voineet edesauttaa tapahtumanjärjestämisen kultakuumetta. Siinä kaupallisen tapahtuman järjestäminen ja kaupallistaminen nähdään helppona ansaintakeinona.
Sini Toivonen palauttaa maan pinnalle. Kaupallisen tapahtuman onnistuminen vaatii paljon taustatyötä ja kysynnän selvittämistä. Yleensä ammattimaiset tapahtumanjärjestäjät kommunikoivat myös keskenään tapahtuma-ajoista ja muista käytännön asioista. Jos tapahtuma näyttää markkinoita kiinnostavalta, siihen kannattaa hankkia yhteistyökumppaneita.
- Ilman yhteistyökumppaneita menestyvän tapahtuman luominen on vaikeaa. Yhteistyökumppaneiden kanssa jaetaan riskiä ja ne saavat esimerkiksi tietyn määrän pääsylippuja. Tapahtumanjärjestämisessä tuotot kannattaa yleensä varmistaa ennen kuluja, hän valistaa.
Mikäli tuottoja ei ole varmistettu, mutta niiden on laskettu kattavan joitakin kuluja, otetaan riski. Jos riski realisoituu, eikä tuottoja synny, kärsii tapahtumanjärjestäjä taloudellisen tappion.
Toki tuloja ja yleisöä ei yleensä tapahtumaan tule, jos ei ole tiedossa kiinnostavaa sisältöä. Sisältö aiheuttaa yleensä kuluja. Siksi kulut kannattaa neuvotella joustaviksi ja tarvittaessa esimerkiksi tiettyyn takarajaan asti neuvoteltaviksi. Nämä tarkoittavat yleensä tapahtumatilaa, elämyksiä ja tärkeimpiä esiintyjiä.
- Vaikka merkittävä osa tapahtumatuloista ja break even pointin ylittäminen olisi varmistettu, on tapahtumanjärjestäminen silti jatkuvaa talousseurantaa. On myös uskallettava tehdä joitakin investointeja projektin sisällä esimerkiksi myyntiin ja markkinointiin, Toivonen kertoo.
Tapahtuman talous on tärkeää monelta kannalta. Tuotot ja niiden suuruus kuluihin nähden on tärkeää, mutta tärkeää on myös se, että tapahtuman tarjooma on hyvä. Hyvä tarjooma, on se sitten mitä tahansa, kuten juhlia, tarjoiluja, tiettyjä esiintyjiä, tiloja tai elävää musiikkia, maksaa yleensä jotakin.
Sini Toivonen painottaa tapahtumanjärjestämisessä yhteistyökumppaneiden tärkeyttä. Ne ovat tärkeitä sidosryhmiä ja usein myös tapahtuman asiakkaita.
- Harvoin yksin syntyy suuria asioita, yhteistyössä on voimaa, hän summaa.
